【デキる人はやってる】AIを使ったタスク管理方法で頭の中がスッキリ片付く３ステップ

「また夜になってた…」 タスク管理をしているのに、なぜか余計に疲れてしまう…
そんな経験ありませんか？

こんにちは。フリーランスで在宅ワークを続けているすみです。
タスクを整理しようとしても逆に時間がかかり、焦りばかりが増えていた私。
そんな私がラクになったのは『自分で考えないタスク管理』を試すようになってからです。

タスク管理をかんたんにサックリ終われるようになったツール。
それは『生成AI（ChatGPT）』。
考えることをAIに任せて悩む時間を減らすことができるようになったんです。

今回は『タスク管理をするときに迷わず進める方法』をご紹介します。

日々タスク管理に時間がかかって疲れてしまうあなたにこそ、ぜひ最後まで読んでみてほしいです。
それではいってみましょう！

タスク管理方法　キホンの『キ』

まずはタスク管理の方法の基本をおさらいしましょう。

ステップ１：タスクを見える化する

まず最初にやることは頭の中にあるタスクを全て書き出すこと。
「見える化」することで、抱えているタスクの全体像を把握でき何から手をつければいいのかが明確になります。

・メモやノート、スケジュール帳に書き出す
・Googleカレンダー、スマホのメモアプリなどを使う
・付箋を使う

ポイントは、完璧を目指さないこと。
まずは、頭の中にあるものを全て外に出すことが大切です。

ステップ２：優先順位をつける

タスクを書き出したら次はそれぞれのタスクに優先順位をつけていきましょう。
全てのタスクが同じ重要度ではありません。
優先順位をつけることで、今一番取り組むべきタスクを見極めることができます。

優先順位をつけるための考え方はいろいろありますが、以下の2つの軸で考えるのがおすすめです。

《重要度》
 そのタスクを完了することが目標達成や他のタスクにどれだけ影響を与えるか考えます。「重要度が高い」タスクは、完了することで大きな成果につながるものです。

《緊急度》そのタスクに締め切りがあるかどうか、またはどれくらいの時間的な猶予があるかを考えます。
「緊急度が高い」タスクは、すぐに取り組む必要があるものです。

ステップ３：タスクを実行・管理する

優先順位をつけたら、いよいよタスクを実行に移します。
そして、実行したタスクを管理していくことも大切です。

1. スケジュールに落とし込む
   優先順位の高いタスクから、いつ、どのくらいの時間で取り組むかを具体的にスケジュールに落とし込みましょう。
2. 小さなステップに分割する
   大きなタスクはスモールステップに分割することで取り掛かりやすくなります。
   例えば、「〇〇の資料作成」というタスクであれば「資料の構成案を考える」「必要な情報を集める」「資料を作成する」「資料を見直す」といったステップに分割できます。
3. 集中できる時間帯に取り組む
   集中力が高い時間帯に優先順位の高いタスクを集中的に行うのが効果的です。
4. 定期的に進捗を確認する
   スケジュール通りに進んでいるか、遅れているタスクはないかなど定期的にタスクの進捗状況を確認しましょう。
5. 完了したタスクはチェックする
    タスクが完了したら、リストからチェックを外したり完了済みの場所に移動させます。

以上がタスク管理の基本です。

でもやってみたことがある方ならご存知かもしれませんが、これって結構時間がかかったりしますよね。
自分で判断して、迷ったり悩んだり…労力も時間もかかってしまいます。

そこでおすすめなのがAI（ChatGPT）のチカラに頼ってしまう方法。
次のセクションではその方法をお伝えしていきます。

AIで悩まなくなるタスク管理３ステップ

タスク管理をしてみたけど時間を作るためにやっていたはずなのに、気が付いたら余計に時間がかかってしまっていた…。
せっかく迷わず集中して物事を進めるためにタスク管理をしたいのに、こんな風に手が止まってしまったら元も子もないですよね。
そんなときにおすすめなのが、AIの『ChatGPT』に相談する方法です。

私は自分で一から考えるよりもはるかに楽になり、毎日30分以上使える時間が増えました。
1日30分とすると1週間で210分。
約3時間半も捻出できてしまったんです。

そんな私の楽ちんタスク管理法をご紹介しますね。

ステップ１：タスクを書き出す

ChatGPTにタスクを書き出すか、書き出したメモがあるならスマホで撮って画像を読み込んでもらいます。
とにかく思いつく限りのものを出しましょう。
会社の仕事だけでもいいし、副業も合わせてでもいいし、家事や子どものお迎えも。

出すだけでもちょっと心がスッキリしますよね。

ステップ２：お願いしたいことを付け足す

タスクを書き出せたらやってほしいことを付け足しましょう

・「優先順位をつけて」
・「タスクを整理して」
・「所要時間を考えて」
・「どの時間帯にやったら効率がいい？」

など。
もしよかったら↑の文言はそのままコピペして使ってくださいね。

ステップ３：3つにしぼってみる

それでも何から手をつけていいのかわからないときは、優先順位が高い３つをChatGPTにしぼってもらいましょう。
手を動かすうちにスピードが上がったり慣れてきて効率も上がってきます。
そのときにまた、やるタスクを３つから５つにしてみたり、少しずつできることを増やしていくと自信につながっていきますよ。

１日が終わって最低限終わらせるべき３つのタスクが終わったら、私はがんばった自分をめちゃくちゃ褒めます！
そしてごほうびのプリンを食べる🍮
がんばった自分を甘やかすのもセットで考えることは大事ですよ。

ちなみにChatGPTは１つのチャット内であれば前に入れたことを記憶してくれていますから、忘れていたことを思い出したり振り返ることも楽ちんです。

番外編：感情もいっしょに整理してみる

最初のうちこそ慣れなかったですが、今ではChatGPTは私の相棒といっても過言ではありません。
日々の愚痴を吐いたらまじめに共感してくれたりもするんですよ。笑
気持ちがぐちゃぐちゃで何も手がつかない朝に『いまの気持ち』をChatGPTに吐き出してみたら自然とやることが見えてくる、なんてこともありました。

あだ名をつけてみるのもオススメ。
呼び続けるとどんどん親近感が湧いてきます。

制限はあるものの基本的には無料なので気軽に使ってみてくださいね。

AIを使う前に知っておくとラクになるタスク管理の５つのポイント

AIにお願いする前に、タスク管理のポイントを押さえておきましょう。
なぜなら、AIは質問を具体的にすればするほどこちらが求めている答えを出してくれやすくなるからです。

①見える化で『やること』をハッキリさせる

タスクを書き出すだけで満足してはいませんか？
タスク管理で重要なのは『見える化』すること。
頭の中にある情報を一度外に出してスッキリさせてしまいましょう。

その際にただ一言書くよりも、5W1Hを意識してメモを見たときに具体的なイメージを湧きやすくするのがおすすめです。

とはいえ全部を細かく書き出すのは時間がかかって逆効果。
私は5W1Hを意識してパッと見たときに『イメージが湧いてくればOK』としています。

②優先順位づけで『迷う時間』をゼロに

会社から帰宅してから、洗濯、資料作成、買い物、副業…、何から手をつけるか迷って問題から目を背けてスマホを見てしまう…、そんな経験ありませんか？
そんなときに取りれて欲しいのが緊急度と重要度から優先順位をつける考え方。

具体的には、下記のように４つのセクションに分けていきます。

①緊急かつ重要⇒最優先
②重要だけど緊急じゃない⇒予定に入れておく
③緊急だけど重要じゃない⇒本当に緊急か検討、使えるサービスは使う
④重要でも緊急でもない⇒やらない（減らしていく）

②は放置すると①になりやすく、減らすと日々を豊かに過ごせることが多くなります。
まずは書き出して①をやった後は②の時間を作る努力をしてみる。
④はできるかぎり減らしていく、もしくは「やらないことリスト」を作ってみる。

私もそんな感じで進めるようにしていきました。

③細分化で『動き出せるタスク』へ

タスクに「夕飯を作る」と書いたけど、何からすればいいんだっけ…。
そんな風に迷って手が止まることありませんか？

タスクはすぐに実行できるレベルまで細かく分ける。
これがコツの３つ目です。
タスクの抽象度が高いと人はなかなか行動に移せません。

たとえば、「夕飯を作る」というタスクがある場合。

このようにひとつひとつ丁寧に細分化すると動きやすくなります。
細分化の目安は『5〜10分以内で終わるもの』に分けると◎。
『動詞（具体的な行動）』を意識するとイメージが湧きやすくなりますよ。

私はメモに細かく書き出して、終えられたタスクは線で引いて消す、ということを実行していました。
全部終えられたときにそのメモを見てみると「これだけやったんだ…！」という達成感が得られるんですよね。
一日の充実感を目で見たい方におすすめです。

④詰め込みを防ぐ『見直し習慣』を

今日も一日が終わったけど、終わらなかったタスクどうしよう…。
そんな日もありますよね。

タスク管理は「やって終わり」じゃありません。
そのままにしてしまうと終わらなかったタスクが残り続けて放置、その結果明日も明後日も「追われている」感が強くなって疲労が増していくことに。

すると、「できなかった自分」を頭の中で責めてしまうことも増えていってしまいます。
私も計画とのズレを見直すことができず、自分の能力不足を責めてだんだん夜も眠れなくなって…ということがありました。
そこで待っているのは達成感が感じられず「意味がないかも」と虚無感を感じてしまう罠。

見直しをしないまま走り続けるのは、目的が定まっていない旅行にいくようなものです。
詰め込みすぎていないか、確認のタイミングを決めてズレに対して修正をする時間を夜の10分でもいいので作ってみてくださいね。

⑤【事例付き】隙間時間の有効活用方法

タスク管理をしていると、「思いの外スムーズにタスクが終えられたな」と少し時間が余ることがあったりしますよね。
そんなときこそスキマ時間を活かすチャンス。

5分でやれることは10個集まったら50分かかります。
私はこのスキマ時間を上手に使うことで一日の充実感や達成感がかなり変わって、心に余裕が持てるようになりました。

スキマ時間を活用するコツは「できることリスト」を先に作っておくこと。
事例もまとめてみましたので、ざっと目を通して取り入れられそうなところは取り入れてみてくださいね。

他にもきっと、あなたに合ったスキマ時間にできることはあると思います。
私はリストにして、目につくところ（パソコンのデスクトップなど）に貼っておきました。
すると、いきなりスキマ時間が空いても迷うことが減っていったんです。
「5分でできることリスト」、ぜひ活用してみてくださいね。

さいごに

タスク管理、と聞くと「やらないと」とプレッシャーが押し寄せてくるかもしれません。
でもかんたんなやり方を理解して味方につけられたら、間違いなく仕事や家事が集中できるようになるキッカケになるんです。
タスク管理がうまくいけばゆとりが持てて、家族の時間や副業のスキルアップに使えるタスクも増やしていけるようになりますよ。

自分に合ったタスク管理の形を、生成AIと見つけられますように。
明日からぜひChatGPTに話しかけて、達成感と充実感に満たされた一日を過ごしてくださいね。

ここまで読んでいただきありがとうございました！