リアルのコミュニケーションなら問題ないのに
「なんて書けばいいんだろう…」
と、チャットやメールを目の前にすると
もしかしたら失望させてしまうかもしれない、と
画面の向こう側にいる人のことを考えてつい手が止まってしまう…
そんな風に感じる日々を送っていませんか？
こんにちは、フリーランスで在宅ワークをしているすみです。
私もフリーランスを始めた当初は文字だけのコミュニケーションに苦労していました。
でも今では実例や時短を駆使してだいぶ不安を減らせるようになっています。
相手の顔が見えない文字だけのコミュニケーションが難しいと感じている方に、今日は安心できる事例付きの仕事で使えるテキストコミュニケーションのヒントをご紹介します。
これを読めばあれこれ悩む毎日から解放されて、不安に振り回されなくなり安心して仕事が集中できるようになりますよ。
「送信ボタンが押せない…」という日々から抜け出して、少しずつ自信を持ってやりとりができるようになるきっかけになればうれしいです。
それではいってみましょう！
書き方に迷わない！そのまま使える実例集（ビフォーアフター5選）
明日、いや今日からでも使える例文集を５つご用意しました。
これをそのまま複製して使っていただければ安心して他の業務に打ち込めます。
有効活用してみてくださいね！
【具体例①】相手に依頼をしたいとき
ビフォー：この作業をお願いします。
↓
アフター：お忙しいところ恐縮ですが、こちらの作業をお願いできますか？
ご都合のよいタイミングで進めて頂けたらと思います。
ポイント：「お願いできますか？」＋相手のペースを尊重して伝わりやすさをUP！
【具体例②】確認をしてほしいとき
ビフォー：添付ファイルを確認してください。
↓
アフター：添付ファイルをご確認いただけますと助かります。
気になる点があれば遠慮なくお知らせください。
ポイント：一言添えるだけで“圧のない印象”に変わります。
【具体例③】決まっていることを伝えたいとき
ビフォー：これは決まりです。
↓
アフター：大変恐縮ですが、ご対応をお願いいたします。
ポイント：クッション言葉を使うことで柔らかい表現に。
【具体例④】納期に間に合いそうにないとき
ビフォー：できません。
↓
アフター：〇〇までにお待ちいただけたらできると思います。
ポイント：否定しなければならないことがあっても代替案を出すと柔らかくなります。
【具体例⑤】わからないとき
ビフォー：わかりません。
↓
アフター：私の理解不足ですが、具体的に質問をさせて頂いても大丈夫ですか？
ポイント：謙虚な姿勢で相手を立たせると「圧のない」印象に。
督促をする際はリマインドの言い方に配慮するなど、相手の逃げ道を用意するのもコツ。
それも摩擦を産まない秘訣です。
「仕事ができる人」に見える5つの伝え方のコツ
仕事をしている中で、具体例にあてはまらない、もしくはそれ以上に仕事ができる人に見られたい、そう思うこともあるかもしれません。
そこでテキストコミュニケーションの目的を、一度ここで振り返ってみましょう。
そうすることで、「なぜ必要なのか？」を落ち着いて考えることができるようになります。
結論から言うと「相手がパッと理解できる（脳内リソースを奪わない）」ことが目的。
コミュニケーションコストの少ないやりとりで業務を円滑に進めることが大事なんです。
それでは【仕事ができる】と思ってもらえるための『気遣い』５つのコツを見てみましょう。
チェックリスト化して定期的に振り返ってみてくださいね。
構造化されているか
パッと見でわかるようになっているかどうか、視覚化されているかどうか。
文章を読むのは意外とエネルギーを使うもの。
構造化して読みやすいメッセージにしましょう。
《参考例》
・項目を【】でくくる
・リスト化する大事な部分は太字にする
・線を引く、など
自分の意見や提案が含まれているか
わからないからといっていきなり丸投げは相手の脳内リソースを奪う行為。
そしてここが一番重要なのですが、相手の負荷を減らせる人は信頼を集められるようになります。
たとえば、「わからないので教えて下さい」とそのままストレートに聞いていませんか？
せめて、「ここまではわかる」「けどここからはこう考えたんですが合っているでしょうか？」と伝えると、相手に「イエス」か「ノー」で判断してもらうだけになり負担が減りますよね。
判断に必要な情報がそろっているか
相手が何を知りたいのか、想像してテキスト内に入れておくのも大事。
なぜなら、その分確認にかかるやりとりが減っていくからです。
確認にかかるやりとりが相手の時間を奪うことにつながることは、常に頭に入れておきたいですね。
回答のための選択肢を用意しているか
選択肢があることで回答の工数がグッと減ります。
「どうしたらいいですか？」のような選択肢がない質問のことを『オープンクエスチョン』と言って、回答に時間がかかり後回しにされがち。
逆に選択肢を用意しておくことを『クローズドクエスチョン』と言い、相手に考えさせる部分を自分が行うことで「気遣いのある人」と思ってもらえます。
相手への配慮があるか
テキストの無機質なメッセージは怖い印象を与えがち。
雰囲気や感情が伝わりやすいので、少しオーバーなくらい配慮すると相手にも親しみを持ってもらいやすいです。
ぜひできそうなところからはじめてみてくださいね。
書く前の不安を減らす！仕組みで整える書き方時短術
もうひとつ、安心してテキストコミュニケーションを行えるコツをお伝えします。
それは『仕組み化して不安を防ぐ』こと。
時短術にもつながり、業務の改善にもつながります。
辞書登録
パソコンにある『辞書登録』という機能がおすすめ。
よく使う言い回しは『辞書登録』で一発変換すると、書くたびに「正しいかな？」と迷うことも少なくなります。
《参考登録例》
・よろ→よろしくお願いいたします。
・おせ→お世話になっております。
・ごめ→ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
私も「メール」と打ったら自分のメールアドレスが出るように登録しています！
定型文をメモにストック
こちらもパソコンにあるデフォルトのメモや付箋機能、Googleドキュメントにストック。
『０から考えない仕組み』を使うことで安心に繋がります。
《参考例》
・確認依頼テンプレ
・お礼メッセージのひな型
・納期調整のお伺い文
例文集をそのまま貼っておいてもよいかもしれませんね。
書く前にまず「言いたいことを箇条書き」に
いきなり書き出す前に、まずは深呼吸。
そして、下記の３つを箇条書きにしてみます。
・【目的】
・【相手に伝えたいこと】
・【締めのひとこと】
構造ができると「言葉選び」に集中できて時短につながります。
私も最初はひとつひとつ書き出していましたが、慣れてくると脳内で簡単にできるようになりましたよ。
「送る前チェックリスト」を作る
数をこなしてくると、自分なりの「不安パターン」が見えてくると思います。
そこでやってみていただきたいのが「送る前チェックリスト」。
迷う時間が減って安心して送信ボタンを押せるようになります。
《チェックリスト例》
・強すぎる表現になっていないか？
・クッション言葉を使えているか？
・要点が相手に負担なくわかりやすいか？
ひとつひとつは小さいことかもしれませんが、自分の負担を減らしていくことでミスも減らせますし、ミスが減れば自信にもつながっていくようになります。
さいごに
リアルで仕事をしてきた人にとって、テキストコミュニケーションは相手の顔が見えない分反応も気になるし、気にし始めたら止まらなくなってしまうものですよね。
でも、ひとつずつ不安を減らしていけば、きっと周りからも信頼される人になれるはず。
大事なのは『相手目線に立つこと』。
自分のことでいっぱいいっぱいになっているうちは、不安にがんじがらめになってしまいますよ。
『相手の立場に立ったテキストコミュニケーション実践法』、ぜひ明日から試してみてくださいね。
ここまで読んでいただきありがとうございました！
